¿QUE DEBE HACER UN COORDINADOR?
- Dar la palabra por turno a cada uno después del otro.
- Animar a los más tímidos a que participen.
- Atajar a los que hablan demasiado.
Antes de la reunión:
- Orientar el tema con preguntas sencillas.
- Animar y dirigir la discusión.
- Suscitar los puntos de vista u opiniones de todos;
permitir a todos expresar sus ideas;
- Evitar controversias personales;
- Controlar disgresiones, no salirse del tema.
- Hacer un balance después de cada frase.
- Buscar el consenso.
- Escribir o anunciar las conclusiones parciales obtenidas;
- Asegurase de que se las comprende y se las acepta.
- De tanto en tanto hacer un resumen de lo conversado para que
nadie olvide de lo que se estaba tratando.
¿CÓMO CONDUCIR LA DISCUSIÓN?
Vigilar la discusión significa:
- No permitir a ningún participante hablar ni demasiado poco, ni mucho;
- Plantear preguntas atinadas para estimular o moderar la discusión;
- Evitar las discusiones acaloradas;
- Ser consciente de la hora;
Centrar y guiar la discusión significa:
- Hacer empezar la discusión planteando preguntas directas;
- No dejar la discusión alejarse demasiado de su objetivo esencial;
- Ayudar a continuar la discusión con nuevas preguntas;
- Asegurase de que la discusión progrese según el plan establecido.
Poner de manifiesto las aportaciones de los participantes:
- Cuando sus ideas son imprecisas o están mal expresadas;
- Si el grupo está dividido, cada uno situándose en un punto de vista diferente;
- Si la cuestión presentada suscita objeciones;
- Para llevar a los participantes hacia los objetivos fijados.
6.- UN SECRETARIO:
- Es importante que el grupo tenga un secretario que anote a los que quieren hablar, para mantener el orden de pedidos y también que anote todo lo que se resuelve o los temas que se tratan.
QUE DEBE HACER EL SECRETARIO:
- Es importante que exista un secretario que anote las conclusiones del día , que haga un resumen de lo tratado y que ayude al coordinador a llevar el control del turno de los que hacen uso de la palabra.
Algunos consejos:
- Ser sencillo, directo, lleno de tacto;
- Tener un cierto sentido de humor;
- No dárselas nunca de experto;
- Emplear frases cortas y palabras sencillas;
- Ser tranquilo y paciente;
- Admitir más opiniones que la propia;
- Proteger al menor alto en la jerarquía, que puede ser el mejor técnico;
- Evitar los monólogos, poner límite a los parlanchines, con habilidad
7.- Actividades / Acciones:
Todo grupo que tiene reuniones, debe decidir acciones, actividades. En la reunión se determina que cosas conviene hacer y cómo se va a hacer.
Precisar la acción significa:
- Recapitular los acuerdos obtenidos;
- Enunciar claramente la acción que deriva de ellos;
- Velar para que todos la interpreten de la misma manera;
- Precisar cómo, por quién, cuándo, dónde será comenzada;
- Prever el control.
- Los trabajos pueden ser personales o de todo el grupo, pero siempre se debe hacer crecer a todo el grupo para alcanzar sus objetivos.
Balance periódico:
- Para esclarecer un punto importante;
- Para indicar el progreso de la reunión;
- Para resumir lo que se ha dicho;
- Antes de abordar la etapa siguiente.
8.- Antes de terminar la Reunión:
- Debe hacerse un resumen de los conversado.
- El secretario anota las conclusiones del día.
- Concretar la fecha, la hora y el lugar del próximo encuentro.
- Si hay alguna actividad o compromiso, aclarar su importancia
y quién hará cada cosa y cuando deberá terminarse el trabajo.
9.- Análisis de una reunión:
Para evaluar la reunión de ese día, si los participantes se han sentido bien, si han salido
satisfechos se puede usar el siguiente cuestionario o preguntas a todos los presentes.
1.- Se respeta la hora para comenzar y terminar la reunión?
2.- Se entendieron los temas más importantes?
3.- Se analizó a fondo algún tema importante?
4.- Se trataron los temas que interesa a la gente?
5.- Hablaron todos?
6.- Llegaron a acuerdos y conclusiones?
7.- Hubo ambiente de respeto y diálogo?
8.- Los que hablaron fueron para ayudar y construir?
9.- El Coordinador dirigió bien ?
10.- Se hizo un resumen de lo tratado?
11.- Se fijó la próxima reunión?
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